En fil är ett dokument där vissa data spelas in (allmän, bibliografisk, polis, etc.). Filen (från franska arket ) är vanligtvis liten i storlek och rektangulär form, så att den enkelt kan lagras i en fil. Till exempel: "Nu tittar jag på kortet och jag bekräftar i vilket år den här boken publicerades", "För att gå med i klubben måste du fylla i detta kort", "Maria kommer att lägga till den nya informationen till ditt kort" .

Arket eller kortet som tillåter att styra entrén och utgångarna av arbetet är också känt som en post. För närvarande kan dessa filer administreras via ett digitalt dokument: "Chefen är rasande: han har just analyserat månadens fil och funnit att du har varit sena sex gånger", "Jag skulle vilja göra kortet försvinner så att jag inte kommer att dras av presentéismen " .

En frekvent användning av filen är kopplad till registrering av huvudegenskaperna hos en bok, en rapport eller en undersökning . På så sätt är det möjligt att känna till innehållet i en specifik publikation bara genom att läsa filen, vilket underlättar uppgifterna för att arkivera och söka information: "Filen måste innehålla arbetets titel, författarens namn, datum för utgåva och en sammanfattning av hans argument ", " Ursäkta, kan du hjälpa mig? Jag kan inte hitta filen i den här boken . "

Pappersfilerna är föregångarna till de aktuella databasernas register, som lagras i minnet på en dator. Idag är det tillräckligt att ha en ganska effektiv processor för att hitta önskad information på några sekunder (beroende på basens volym och tekniska specifikationer för utrustningen, minsta tiden kan vara en bråkdel av en sekund), sökningen i pappersflis berodde på ett antal olika faktorer.

Å ena sidan var kompetensen hos den som ansvarar för att granska en fil nyckeln till att minimera tiden för sökningen. men effektiviteten i den fasen var värdelös om lagringsprocessen inte följde en väldefinierad ordning och struktur. Organisationen av en fil måste fokusera på behoven hos dem som kommer att använda data som finns där Därför finns det ingen design som fungerar i alla fall.

Precis som vid upprättandet av en digital databas bör inte alla fält vara nödvändiga, men det är viktigt att de är användbara. annars medför de onödiga utgifterna för rymden och har en negativ inverkan på beställning och sökning .

För det första är det nödvändigt att ha ett fält som låter filer arkiveras på ett ordnat sätt. för detta är det möjligt att använda olika data, t.ex. datum för skapande, ett identifikationsnummer som ökar en efter en, eller ett brev. Beroende på fallet är det möjligt att kombinera flera metoder för att ge upphov till en mer komplex organisation . Till exempel, sortera marker genom början av kundens efternamn och i sin tur vid registreringsdatumet.

I en annan bemärkelse är kortet ett litet stycke som används för att öppna eller stänga hinder, sätta i drift vissa maskiner eller upprätta kommunikation. Tidigare, före mobiltelefonens födelse, var det enda sättet att ringa från gatan via offentliga telefoner, som ursprungligen inte accepterade mynt (som det händer idag) men specialdesignade marker, som kan erhållas i vissa butiker.

De bitar som används i vissa spel eller som ersätter mynt i kasinon får också namnet på chips: "Jag kommer att byta mer marker för att spela roulette", "Vi kommer inte kunna spela domino eftersom jag har förlorat några av de chips . "