Begreppet hjälpmedel, som härrör från det latinska ordet auxiliāris, används för att kvalificera personen eller saken som ger hjälp eller någon form av hjälp . Administrativa å andra sidan hänvisar till vad som är relaterat till administrationen (organisationsorganiseringen eller arrangemanget av resurserna för att nå ett mål).

Begreppet administrativ assistent avser en position eller arbetsställning som finns i de flesta företag . Administrativ assistent har till uppgift att utveckla olika verksamheter inom företagets administration .

Administrativa assistenter utför typiskt kontorsarbete: arkivering av dokument, pappersarbete, hantering av dagordningen etc. Vanligtvis är dessa människor till tjänst för en hierarkisk överordnad, som hjälper honom att uppfylla sina uppgifter.

Företagsledaren kan till exempel begära att administrativ assistent samlar in alla fakturor för de inköp som gjordes under sista termin för att analysera utgifterna, de gällande garantierna och övriga uppgifter . Administrativ assistent kan å andra sidan begäras att kommunicera med kunder som registrerar en skuld hos företaget för att samordna när samlaren kan återkalla betalningen.

En administrativ assistent måste ha kunskap om kundservice och leverantörer, marknadsföring, kommersiella tekniker, kvalitetsstandarder, protokoll, mänskliga relationer, dokumentation och informationsteknik, bland annat. Ju mer kunskap administratörsassistenten har desto bättre kan han / hon utveckla sitt arbete och de fler möjligheter han / hon måste växa i organisationens interna struktur.

Även om det här jobbet ibland inte får mycket respekt från samhället, eftersom det inte är på hög hierarkisk nivå, är det nödvändigt att betona att kontoren inte kunde fungera ordentligt och effektivt om det inte var för administrativa assistenter . Det stora och varierade antalet uppgifter de utför dagligen bör övervägas tillsammans för att uppskatta deras betydelse.

Så grundläggande är närvaron av administrativ assistent i ett företag vars arbete i stor utsträckning beror på användningen av information och hur administrativa system fungerar . Låt oss se några av dess viktigaste funktioner i detaljer:

* Administrativt stöd : Det görs genom att kopiera dokument, arkivera, skicka meddelanden via digitala medel, telefonsupport, ingångshantering och registrering av inkommande meddelanden. Förutom dessa specifika uppgifter är det inte ovanligt att ersätta telefonväxlarens personal och mottagningen när de saknas.

* Korrespondenshantering : Även om volymen av fysisk korrespondens har minskat betydligt under de senaste decennierna på grund av överbeläggning av Internet fortsätter företagen att skicka och ta emot paket, och den administrativa assistentens arbete är avgörande för att allt ska nå sitt mål.

* Hantering av filen : Denna punkt kan ge upphov till förvirring, eftersom det i de stora företagen oftast finns en specifik position för administrationen av filen . Men när volymen av dokument inte är så stor kan administrativ assistent ta hand om beställning och lagring av dem för senare användning.

* personalstyrning : bland deras uppgifter på detta område finns anteckningen över frånvaro, arbetade timmar, rätt till fridagar och fordringar.

* transkription av texter : det är vanligt att be dig att skicka ett utkast till datorn eller skriva ut en inspelning;

* Redovisning : Som om alla ovan inte var tillräckliga, har vissa administrativa assistenter skyldighet att utföra uppgifter som förberedelse av fakturor och beräkning av löner, bidrag till social trygghet, avdrag för skatter och kostnader för beställningar.