En inköpsorder eller ordernotering är ett dokument som en köpare levererar till en säljare för att begära vissa varor . Det specificerar det belopp som ska köpas, typen av produkt, priset, betalningsvillkoren och andra viktiga uppgifter för den kommersiella verksamheten.

Till exempel: "Juana, ta beställning från Martinez och förbereda ordern som kommer att hämtas på en timme", "En inköpsorder har just anlänt till ett värde av 5000 dollar", "Jag förstår inte vad som hände: i Företaget berätta för mig att de aldrig fått beställningsordern . "

I allmänhet anges i inköpsordern plats och datum för utfärdande, namn och adress till köparen och säljaren, skatteinformation, uppgifter om de beställda varorna samt betalnings- och leveransvillkor. Det är viktigt att klargöra att detta dokument inte är giltigt som en faktura .

Beställningsordern har minst en dubblett, eftersom originalet levereras till säljaren medan köparen håller duplikatet. På detta sätt har båda bevis på den operation som kommer att anges: köparen, för att visa vilka varor han har begärt säljaren, förbereda ordern och starta faktureringsprocessen.

Kort sagt kan man säga att inköpsordern är en skriftlig begäran om vissa produkter till ett överenskommet pris och med vissa betalnings- och leveransvillkor. Det är ett godkännande som köparen beviljar att presenteras med en faktura för inköp av varorna.

Det är känt som en öppen inköpsorder till en vars validitet varar tills dess emittent uttryckligen avbryter det. Det bör nämnas att detta också kan uppstå av vissa specifika skäl, till exempel att den aktuella tillgången inte längre existerar eller att dess marknadspris har överskridit en gräns som fastställdes i början av avtalet. Att använda en öppen inköpsorder har flera fördelar för företagen, varav några förklaras nedan:

* Först och främst gör inköpsorderna det enkelt för anställda att beräkna lämpliga lagernivåer, samt att hjälpa dem att upptäcka närmare när det är nödvändigt att göra en ny leveransorder. På köparens sida kan du göra effektivare kostnadskontroll genom användning av sparande åtgärder, till exempel en just-in-time inventory;

* Leverantörer kan veta om konkurrenterna har lika möjligheter i ett företag tack vare budgivning. Det är viktigt att komma ihåg att ju mer konkurrensen desto bekvämare priserna för köparen kommer att vara. Dessutom öppnar detta dörrarna för honom att påverka med mer kraft i förhandlingarna, för att få förmånligare kontrakt för honom;

* med tanke på att priserna på en öppen köporder förblir stabila under en viss tidsperiod, tjänar detta till att bekämpa potentiell inflation,

* En av de grundläggande punkterna är säkerheten att denna typ av order ger leverantörer och köpare om kostnaden för tjänster och varor som är inblandade. Det finns en rad garantier avseende pris, kvantitet, betalningsvillkor och leveransbehov som ger ro för båda parter.

* ger leverantörer försäkran att de kommer att få en viss inkomst regelbundet

* När ordern är av stor betydelse och köparen är ett viktigt företag kan säljaren använda de öppna inköpsorderna för att skapa en kreditlinje;

* Minskar den tid som behövs för att beställa, eftersom inköpsprocessen kodas i öppen ordning, vilket gör det möjligt för köpare att använda den tiden för andra problem.