En förfrågan är en begäran som görs. Ett köp är å andra sidan ett förvärv (behåller ägande av något genom att leverera en betalning).

Tack vare implementeringen av ett system baserat på inköpsförfrågan kan den som ansvarar för att kontakta yttre för förvärvet av nämnda varor upprätthålla en order och undvika fel som att köpa mer eller mindre. Dessutom, om du har ett sätt att rangordna beställningar enligt ditt brådskande, kan du se till att ingen spenderar mycket tid utan de föremål du har begärt.

Förutom de fördelar som just diskuterats tillåter inköpsförfrågan inom ramen för ett företag att gruppera flera liknande beställningar för att spara tid och pengar. Det är känt att många distributörer erbjuder rabatter för stora volymer, så det är alltid bekvämt att göra det minsta antalet order per månad med största antal möjliga enheter. Med hänsyn till tiden, om flera anställda ber om samma typ av föremål och chefen köper var och en av dem separat, är det troligt att det tar mycket längre tid att slutföra sitt arbete än om han omvandlar dem till en enda order.

En annan fördel för organisationen av ett företag är att det ger dig möjlighet att få större kontroll över relationerna mellan dina anställda, eftersom det tvingar dem att följa sändningen av en blankett som det finns en rekord i stället för att ge dem möjlighet att begära produkter. mitt i en konversation med den som ansvarar för inköp. Om det förelåg en fördröjning i materialtillhandahållandet är det till exempel alltid möjligt att granska ansökan för att verifiera datumet och kontrollera att det har lästs. Om kommunikationen var muntlig skulle det inte finnas några bevis för att lösa konflikten.

Inköpsförfrågan kan å andra sidan vara en beställning som ställs av en kund eller konsument . Det skulle vara fallet med ett företag som erbjuder kosmetika genom direktförsäljning. Företaget har en webbplats där berörda parter kan slutföra en inköpsförfrågan: När en begäran har mottagits meddelar en kommersiell representant för företaget att kunden ska definiera betalningsmetoden och samordna leveransen av produkterna.